9 astuces pour organiser son télétravail avec Microsoft Teams

A l’heure de la collaboration numérique, le télétravail est aujourd’hui une pratique clé, permettant d’assurer la continuité des activités professionnelles de chacun et d’organiser au mieux la collaboration en équipe lors des situations modifiant nos habitudes de travail. 

Chez AZEO, l’ensemble de nos collaborateurs utilisent Teams au quotidien pour organiser leur télétravail et garder contact avec leurs équipes, clients et partenaires. Pourquoi pas vous ?

Voici 9 astuces de nos Digital Advisor pour vous aider à vous organiser dans votre télétravail avec Microsoft Teams !

1. Définissez-bien votre environnement de travail

Dans la mesure du possible, aménagez-vous un espace de travail au calme, éloigné des sources de distraction, où vous pouvez vous concentrer facilement sur votre travail. Casque adapté pour passer des appels, écran additionnel pour plus lisibilité, chaise de bureau confortable, bloc-notes pour la prise de notes... Prenez un peu de temps pour construire un espace adapté dans lequel il fait bon de travailler ! N'oubliez également pas de ranger régulièrement votre espace afin de conserver un cadre de travail sain et fonctionnel.

En dehors de l'aspect matériel, pensez à instaurer une routine de travail saine qui vous permettra de vous mettre en condition et vous aidera à garder le moral. On pense notamment à une petite séance d'étirements à la sortie du lit, du temps dédié pour un petit déjeuner équilibré et une bonne douche pour se réveiller. Autant de basiques qui permettent de démarrer vos journées du bon pied !

2. Communiquez et échangez avec vos collègues

En situation de télétravail ou non, la communication reste la clé pour assurer une bonne coordination avec vos équipes. Informez vos collègues de votre planning du jour et des tâches sur lesquelles vous attendez des actions de leurs parts.

Utilisez les conversations de Microsoft Teams pour échanger avec un ou plusieurs collaborateurs. Dans ce format de conversation "chat" privilégiez au maximum les échanges courts et concis. Les conversations Teams vous permettent également de partager facilement des pièces-jointes ou de planifier une réunion à la volée dans vos agendas respectifs. Idéal afin de remplacer les échanges d'emails courts et désengorger les boites de réception de vos contacts !

3. Privilégiez les réunions en ligne (prévues ou non)

L'une des principales forces de Teams est la possibilité d'organiser et de rejoindre des visioconférence depuis n'importe où et ce dans d'excellentes conditions (PC, Smartphone, Tablette, Web...) !

En télétravail, la visioconférence est un outil primordial pour continuer à communiquer de manière fluide avec votre équipe. Utilisez la fonction d'Appels pour créer des salles de réunions virtuelles et passer des appels individuels ou de groupe. Durant ces appels, vous aurez la possibilité de choisir de partager du contenu ou même d'afficher votre écran. Pratique ! Pendant vos appels vidéos, on vous recommande d'utiliser la fonction "Flouter l'arrière plan" pour cacher votre intérieur. 😉

4. Un imprévu ? Enregistrez vos réunions !

Votre collègue ne peut pas participer à la réunion à cause d'un imprévu à la maison ? Même en situation de télétravail, il est parfois difficile d'assister à l'ensemble des réunions prévues initialement. Utilisez la fonction d'enregistrement intégrée dans Teams, pour créer un enregistrement vidéo afin que l'ensemble des participants de votre réunion puisse la visionner ultérieurement.

5. A distance, il n'y a pas d'urgence

Avec des bonnes habitudes et un cadre de travail sain, le télétravail offre un environnement propice à la concentration, éloigné des distractions habituelles de l'open-space. Beaucoup se surprennent d'ailleurs à être plus efficace en situation de télétravail.

Profitez de ces moments de concentration pour accomplir des tâches importantes et relativiser certaines "micro-urgences" qui perturbent vos journées habituelles. A distance, personne ne vous en voudra de ne pas répondre à la seconde près à un message. Dans Teams, utlisez la fonction "Ne pas déranger" pour couper les différentes alertes et messages entrants afin de maintenir votre concentration.

6. Prévoyez des (vraies) pauses dans votre journée

En télétravail, instaurez-vous des moments de décompression ponctuels avec des créneaux dédiés. Profitez d'un moment pour faire un tour sur votre réseau social favori ou lire un article qui vous intéresse. Dans Teams, il suffit de modifier votre statut actuel en "Apparaître absent" pour faire passer le mot à l'ensemble de vos collègues.

Nous vous conseillons de vous accorder des vrais moments de pause, éloigné de votre écran, pour vous aérer la tête et l'esprit. Rien de tel qu'un bon café au soleil ou qu'une petite séance de sport pour marquer un réel "break" dans votre journée de télétravail et booster votre moral.

7. Créez un point de rencontre virtuel

En situation de télétravail prolongée, votre plus grand ennemi... C'est le vide ! Et mine de rien, avec le temps, vos collègues peuvent commencer à vous manquer un peu.

Créez un meeting journalier Teams où les collaborateurs qui le souhaitent peuvent se retrouver en visio-conférence autour d’un café virtuel le matin, d'une pause déjeuner le midi, et d'un break pendant l'après-midi. Une fois de plus, il est primordial de rester connecté ! Profitez de ces moments pour échanger sur la situation de chacun en télétravail, remplacer l'absence de vos traditionnelles "pauses-café" et maintenir du lien avec vos collègues issus de différents services.

8. N’oubliez pas de décompresser et de vous amuser

Avec ses fonctions de gifs intégrés et stickers, Teams vous permet d'insuffler facilement un peu de fun dans vos conversations et meetings.

Si Teams reste avant tout une application professionnelle, rien ne vous empêche de détourner cet outil avec vos collègues de confiance pour créer des chaines de discussions plus ou moins informelles sur les sujets de votre choix. Rien de mieux pour virtuellement aider à garder la pêche et maintenir une bonne ambiance dans votre équipe.

9. En fin de journée, n'oubliez pas de vous déconnecter

Le fait d'être en situation de télétravail floute la frontière entre vie professionnelle et vie perso : Assouplissement du temps de travail, connectivité constante, notifications, urgences à gérer... Autant de maux qui alourdissent la notion de "fin de journée" lorsqu'on est en télétravail !

A la fin de votre journée de travail, déconnectez-vous donc de vos applications professionnelles, fermez votre ordinateur et profitez de votre soirée pour marquer une vraie rupture, éloigné de votre écran. Vous pouvez profiter du temps issu de vos périodes de transport habituelles par de nouveaux moments dédiés à la relaxation ou l'apprentissage.

Vous n’utilisez pas encore Microsoft Teams ? Au vu des récents événements liés à la propagation du COVID19, La firme de Redmond a récemment annoncée que Teams est maintenant gratuit pour tous, pendant une période de 6 mois. Une parfaite occasion de tester la solution avec l’ensemble de ses fonctionnalités premium !

Besoin d’aide pour adapter votre solution de télétravail ? Nos experts vous accompagnent afin de mettre en œuvre le plein potentiel de Microsoft Teams. 

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